Metody obserwacji i mapowania procesów – jak zidentyfikować marnotrawstwa?

Daniel Klimczyk

'Wdrażam rozwiązania u moich klientów', -Konsultant, Project Menager, Właściciel

„Nie ma sensu dolewać wody do wanny, kiedy jest w niej dziura”

Ta analogia doskonale oddaje sytuację wielu firm, które próbują zwiększać efektywność, nie zidentyfikowawszy najpierw źródeł marnotrawstwa. W każdym biznesie istnieją obszary, które pochłaniają zasoby, nie przynosząc realnej wartości. Niezależnie od tego, czy są to procesy administracyjne, czy produkcyjne, bez odpowiedniego mapowania trudno jest je dostrzec i wyeliminować. Dopiero po zidentyfikowaniu „dziur” można skutecznie poprawić działanie całej organizacji.

W tym wpisie opisuje skuteczne narzędzia, które samodzielnie stosuje w obserwacjach u naszych klientów.

Dziurawa wanna w obszarach administracyjnych
Dziurawa wanna w w obszarach produkcyjnych.
Narzędzia do mapowania
Zastosowanie metod obserwacji?
Wnioski z mapowania procesów – co poprawić natychmiast?

Dziurawa wanna w obszarach administracyjnych

W administracji marnotrawstwa często nie są widoczne na pierwszy rzut oka. Pracownicy wykonują swoje obowiązki, ale czy te zadania rzeczywiście przynoszą wartość? Marnotrawstwa takie jak zbędna biurokracja, nieefektywne przepływy informacji i powtarzanie tych samych czynności generują koszty i niepotrzebne opóźnienia.

Najczęstsze marnotrawstwa w administracji:

Zbędne formalności.
Powielanie danych.
Czekanie na decyzje.
Brak standaryzacji procesów.

W tym obszarze mapowanie procesów administracyjnych pozwala zidentyfikować miejsca, gdzie „praca w pracy” pochłania zbyt wiele zasobów. Dobrze zoptymalizowane procesy administracyjne wpływają na płynność pracy w całej organizacji.

Dziurawa wanna w obszarach produkcyjnych

Na produkcji marnotrawstwa mogą wydawać się bardziej oczywiste, ale równie trudne do usunięcia bez mapowania procesów. Powtarzalne, zbędne ruchy, czekanie na surowce, nadprodukcja – te i inne problemy znacząco obniżają wydajność.

Najczęstsze marnotrawstwa w produkcji:

Zbędne przemieszczanie się pracowników i materiałów.
Nadmierne zapasy i nadprodukcja.
Czas oczekiwania na surowce lub sprzęt.
Niewykorzystany potencjał maszyn i pracowników.

Przy pomocy narzędzi do mapowania procesów produkcyjnych można zidentyfikować miejsca, w których zasoby są marnowane, i natychmiast podjąć kroki, by je wyeliminować.

Narzędzia do mapowania – które wybrać?

Aby skutecznie zidentyfikować marnotrawstwa w firmie, warto sięgnąć po narzędzia do wizualizacji procesów. Różne narzędzia służą różnym celom, a ich wybór powinien być dostosowany do potrzeb Twojej organizacji. Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane narzędzia do mapowania procesów, wraz z ich zaletami i wadami.

Narzędzie	Zastosowanie	Zalety	Wady
Makromapa procesów	Wizualizacja ogólnych przepływów pracy	Łatwość zrozumienia, szybka analiza całości.	Brak szczegółów w poszczególnych etapach.
SIPOC	Analiza relacji między dostawcą a odbiorcą.	Umożliwia identyfikację zależności w procesie.	Ograniczona szczegółowość.
BPMN	Modelowanie procesów biznesowych.	Zaawansowana wizualizacja, precyzja.	Wymaga umiejętności technicznych.
Diagram żółwia	Analiza zasobów ludzkich, sprzętowych i materiałowych.	Dobrze definiuje zasoby i działania.	Trudniejszy w użyciu dla mniej doświadczonych użytkowników.
Mapa cyklu życia	Analiza procesów na różnych etapach cyklu.	Ułatwia śledzenie zmian na przestrzeni czasu.	Może być czasochłonna.
Makigami	Szczegółowe mapowanie procesów.	Dobrze wychwytuje marnotrawstwa.	Skomplikowane przy dużych procesach.
VSM	Analiza wartości dodanej w procesach.	Pomaga wyeliminować zbędne kroki.	Wymaga dokładnych danych

Zastosowanie metod obserwacji

Obok narzędzi do mapowania procesów, metody obserwacji, takie jak badania migawkowe, chronometraż i diagram spaghetti, pozwalają na uzyskanie dokładnych danych o marnotrawstwach.

Badania migawkowe dostarczają danych o tym, jak długo trwają poszczególne zadania i jakie przerwy występują w pracy.
Chronometraż umożliwia precyzyjne zmierzenie czasu trwania operacji, identyfikując marnotrawstwa wynikające z opóźnień.
Diagram spaghetti wizualizuje zbędne ruchy w zakładzie, pomagając w optymalizacji układu stanowisk pracy.

W firmie produkcyjnej zajmującej się montażem części samochodowych, zastosowanie diagramu spaghetti pozwoliło na redukcję niepotrzebnych przemieszczeń pracowników, co skróciło czas produkcji o 15%.

Wnioski z mapowania procesów – co poprawić natychmiast?

Mapowanie procesów i obserwacje to pierwszy krok. Kluczem jest szybkie przełożenie wyników na konkretne działania. Usprawnienia wprowadzane na podstawie wyników mapowania pozwalają firmom na szybki wzrost efektywności, eliminację marnotrawstw i zwiększenie zysków.

Co możesz zrobić już teraz?

Skróć czasy oczekiwania na decyzje.
Uprość przepływy informacji.
Zredukuj niepotrzebne kroki w procesie produkcji.

Podsumowanie

Mapowanie procesów i zastosowanie odpowiednich narzędzi do analizy to klucz do eliminacji marnotrawstw i optymalizacji działania firmy. Niezależnie od tego, czy działasz w obszarze administracji, czy produkcji, odpowiednie narzędzia i metody pozwolą na zidentyfikowanie obszarów wymagających natychmiastowej poprawy.

Metody obserwacji i mapowania procesów – jak zidentyfikować marnotrawstwa?